Co to jest workflow
Definicja
Workflow (przepływ pracy) to sekwencja zdefiniowanych kroków, zadań lub czynności realizowanych przez osoby, systemy lub ich kombinację w celu ukończenia określonego procesu. Każdy krok ma określone dane wejściowe, warunki przejścia i dane wyjściowe, które stanowią wejście dla kolejnego kroku.
W kontekście organizacyjnym workflow opisuje, jak praca przechodzi przez strukturę organizacji — od inicjowania procesu przez poszczególne etapy przetwarzania aż do jego zakończenia i ewentualnej archiwizacji wyników.
Artykuły publikowane na tej stronie podsumowują publicznie dostępne informacje, badania branżowe i materiały edukacyjne.
Kontekst branżowy
Pojęcie workflow pojawiło się w literaturze zarządzania w latach 70. XX wieku wraz z pierwszymi systemami biurowymi. W Polsce termin ten zyskał powszechność wraz z cyfryzacją administracji i przedsiębiorstw w latach 2000–2010. Dziś jest standardowym elementem słownika każdej organizacji wdrażającej systemy ERP, CRM lub platformy do zarządzania projektami.
Rozróżnia się kilka typów przepływów pracy:
- Sekwencyjny — każdy krok wykonywany po kolei, bez rozgałęzień.
- Równoległy — kilka kroków realizowanych jednocześnie przez różne osoby lub systemy.
- Warunkowy — ścieżka procesu zależy od wyniku warunku lub decyzji.
- Zdarzeniowy — kolejny krok uruchamiany przez zewnętrzne zdarzenie lub sygnał.
Praktyczny przykład
Rozważmy workflow obsługi faktury w dziale finansowym:
Każdy krok ma przypisaną osobę odpowiedzialną, termin realizacji i akcję podejmowaną w przypadku braku odpowiedzi w określonym czasie (eskalacja).
Powiązane pojęcia
- Mapowanie procesów — technika wizualizacji przepływów pracy.
- Reguły automatyzacji — zasady definiujące automatyczne przejścia między krokami.
- Wyzwalacze zdarzeń — mechanizmy inicjujące przepływ pracy.
- Dokumentacja procesów — opis i utrzymanie specyfikacji workflow.